Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten in gerichtlichen Verfahren durch das Oberverwaltungsgericht für das Land Nordrhein-Westfalen (OVG NRW). Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des europäischen Parlaments und des Rates vom 27.4.2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (EU-Datenschutz-Grundverordnung, EU-DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; anonymisierte oder pseudonymisierte Daten sind nicht personenbezogen. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann z.B. in Form der Erhebung, Speicherung, Verwendung, Übermittlung, Bereitstellung zum Abruf, Veränderung oder Löschung erfolgen.

Nachfolgend finden Sie Informationen darüber, welche personenbezogenen Daten typischerweise im verwaltungsgerichtlichen Verfahren erhoben werden, wo bzw. bei wem sie erhoben werden und wie wir mit diesen Daten umgehen. Zudem informieren wir Sie über Ihre Datenschutzrechte und über die diesbezüglichen Ansprechpartner.

Zu welchem Zweck verarbeitet das Oberverwaltungsgericht personenbezogene Daten?

Um die verfassungsrechtliche und gesetzliche Aufgabe zu erfüllen, verwaltungsgerichtlichen Rechtsschutz zu gewähren, benötigen die Verwaltungsgerichte die Kenntnis der in den jeweiligen gerichtlichen Verfahren relevanten Tatsachen; zu diesen können auch personenbezogene Daten gehören. Nach Art. 9 Abs. 2 Buchstabe f) EU-DSGVO können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 EU-DSGVO verarbeitet werden, soweit dies bei Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit erforderlich ist.

Gemäß § 86 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) erforscht das Gericht den Sachverhalt von Amts wegen; die Beteiligten sind dabei heranzuziehen. Die nach § 86 Abs. 1 Satz 1 VwGO gebotene Sachverhaltsermittlung kann die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten von am Verfahren Beteiligten und von nicht am Verfahren beteiligten Betroffenen umfassen. Die Datenerhebung kann bei der betroffenen Person oder bei Dritten erfolgen.

Die Verwaltungsgerichte fordern bei Eingang eines Rechtsbehelfs bei dem beklagten Rechtsträger bzw. bei seiner zuständigen Behörde die das Verfahren betreffenden Verwaltungsakten an (vgl. § 99 Abs. 1 Satz 1 VwGO). In diesen Akten können sich personenbezogene Daten befinden, die durch die Gerichte im Rahmen des gerichtlichen Verfahrens verarbeitet werden können. Auch sollen die Beteiligten zur Vorbereitung der mündlichen Verhandlung Schriftsätze einreichen, die den übrigen Beteiligten von Amts wegen zu übermitteln sind (§ 86 Abs. 4 Sätze 1 und 3 VwGO), und die ebenfalls personenbezogene Daten enthalten und auf Urkunden und Dokumente (§ 86 Abs. 5 VwGO) mit personenbezogenen Daten Bezug nehmen können.

Die nach § 86 Abs. 1 Satz 1 VwGO gebotene Sachverhaltsermittlung kann eine Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zum Beispiel im Rahmen von schriftlichen Anfragen oder gerichtlichen Sachverständigengutachten, bei einer Befragung von Beteiligten oder der Vernehmung von Zeugen oder Sachverständigen in der mündlichen Verhandlung oder im vorbereitenden Verfahren (nach § 87 VwGO) bedingen.

Wie werden die Daten verarbeitet?

Die Gerichtsakten werden gegenwärtig überwiegend noch in Papierform geführt, zudem wird eine elektronische Fassung in einem elektronischen Verfahrensverzeichnis gespeichert. Gemäß § 55b VwGO können die Gerichtsakten aber auch elektronisch geführt werden. Näheres regelt die Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten der Verwaltungsgerichtsbarkeit im Land Nordrhein-Westfalen (eAktVO VG, GV. NRW. 2017, S. 333).

Die Beteiligten können die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten gemäß § 100 VwGO einsehen. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an andere Personen oder öffentliche Stellen (z. B. andere Gerichte oder Behörden) erfolgt nur, soweit die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist (insbesondere nach Art. 35 GG, § 14 VwGO).

Soweit gegen Entscheidungen des Oberverwaltungsgerichts ein Rechtsmittel zum Bundesverwaltungsgericht eingelegt wird, erfolgt eine Übersendung der Gerichtsakten dorthin. Entsprechendes kann gelten, wenn bei dem Bundesverfassungsgericht eine Verfassungsbeschwerde gegen eine Entscheidung des Oberverwaltungsgerichts erhoben wird oder wenn das Oberverwaltungsgericht das gerichtliche Verfahren aussetzt, weil es Fragen zum EU-Recht dem Gerichtshof der Europäischen Union in Luxemburg vorlegt (Art. 267 AEUV).

Nach rechtskräftigem Abschluss von vor dem Oberverwaltungsgericht in zweiter Instanz geführten Verfahren werden die papiernen Gerichtsakten an das erstinstanzliche Verwaltungsgericht rückübersandt, wo sie bis zu ihrer Vernichtung grundsätzlich verbleiben (soweit nicht eine Übergabe an das Landesarchiv erfolgt).

Die Dauer der Aufbewahrung der verarbeiteten Daten richtet sich grundsätzlich danach, wie lange diese für die rechtskräftige Entscheidung und kostenmäßige Erledigung des Verfahrens erforderlich sind. Näheres regelt die Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen vom 6.5.2008 (GV. NRW. 2008, 404). Eine Löschung findet nicht statt, wenn der Vorgang nach dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen archivierungswürdig ist. In diesem Fall bleiben die Daten dauerhaft gespeichert, um die Abgabe des Vorgangs an das Landesarchiv nachvollziehen zu können.

Das Oberverwaltungsgericht verwendet technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Veränderung, Vernichtung, Verlust, unbefugten Zugang oder Offenlegung zu schützen.

Welche Datenschutzrechte haben Betroffene?

Nach der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz haben von der in gerichtlichen Verfahren erfolgenden Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Personen verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus den Artikeln 15 bis 18 und 21 EU-DSGVO.

Recht auf Auskunft

Art. 15 EU-DSGVO gewährt in Verbindung mit § 34 BDSG ein Recht auf Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten. In einem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen möglichst präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern, zum Beispiel indem Sie angeben, aufgrund welcher Tatsachen bzw. in welchem Verfahren Sie von einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Oberverwaltungsgericht ausgehen.

Recht auf Berichtigung

Wenn personenbezogene Daten nicht (mehr) zutreffend sind, kann nach Art. 16 EU-DSGVO die Berichtigung beantragt werden. Sollten personenbezogene Daten unvollständig sein, kann eine Vervollständigung verlangt werden.

Recht auf Löschung

Nach Art. 17 EU-DSGVO i.V.m. § 35 BDSG kann unter bestimmten Umständen die Löschung personenbezogener Daten begehrt werden. Ob ein solcher Anspruch besteht, hängt u. a. davon ab, ob die betroffenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 18 EU-DSGVO i.V.m. § 35 BDSG kann gegebenenfalls eine Einschränkung der Verarbeitung der persönlichen Daten verlangt werden. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung jedoch nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

Recht auf Widerspruch

Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung persönlicher Daten kann nach Art. 21 EU-DSGVO in Betracht kommen. Allerdings hat dieser keinen Erfolg, wenn an der Verarbeitung ein zwingendes und überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift zur Datenverarbeitung verpflichtet (§ 36 BDSG).

Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Anträge in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die Präsidentin des Oberverwaltungsgerichts richten, per E-Mail an datenschutz@ovg.nrw.de EMail-Symboloder schriftlich (Aegidiikirchplatz 5, 48143 Münster). Soweit die Anträge in anhängigen Gerichtsverfahren verarbeitete personenbezogene Daten betreffen, werden sie an den jeweils für das Verfahren zuständigen, aktenführenden Senat zur Entscheidung weitergeleitet.

Darüber hinaus können Sie sich gemäß Art. 38 Abs. 4 EU-DSGVO mit Fragen an den Datenschutzbeauftragten des Oberverwaltungsgerichts wenden, schriftlich (Aegidiikirchplatz 5, 48143 Münster) oder per E-Mail an datenschutzbeauftragter@ovg.nrw.de EMail-Symbol. Gemäß § 7 Abs. 1 Satz 2 BDSG beziehen sich die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten jedoch nicht auf das Handeln des Gerichts im Rahmen seiner justiziellen, also rechtsprechenden, Tätigkeit.

Recht auf Beschwerde

Etwaige Beschwerden können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen:

Nach § 1 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe b) BDSG gilt das BDSG zwar für öffentliche Stellen der Länder, soweit der Datenschutz nicht durch Landesgesetz geregelt ist, und soweit sie als Organe der Rechtspflege tätig werden und es sich nicht um Verwaltungsangelegenheiten handelt. Gemäß § 9 BDSG und Art. 55 Abs. 3 EU-DSGVO besteht jedoch keine Zuständigkeit der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hinsichtlich der im Rahmen justizieller Tätigkeit vorgenommenen Datenverarbeitungen.

Sie erreichen die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in der Husarenstrasse 30, 53117 Bonn, Telefon: 0228 997799-0, Fax: 0228 997799-5550, E-Mail: redaktion@bfdi.bund.de EMail-Symbol.